S ciljem obavljanja svoje poslovne djelatnosti, Društvo stupa u niz poslovnih odnosa s krajnjim korisnicima svojih usluga, odnosno kupcima proizvoda u okviru svog poslovnog portfelja. Obzirom da je u pravilu riječ o dvostranoobveznim odnosima u kojem se, u pravilu, Društvo obvezuje isporučiti određeni proizvod ili uslugu, a kupac se obvezuje za isti proizvod ili uslugu Društvu isplatiti ugovorenu cijenu, potrebno je jasno i nedvojbeno identificirati ugovorne strane te prikupiti nužne podatke kako bi se osigurali preduvjeti za izvršenje preuzetih obveza.

Za zakonito prikupljanje osobnih podataka fizičkih osoba kao kupaca proizvoda i usluga Društva, potrebno je zadovoljiti barem jednu od osnova u smislu čl. 6. Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka, a koja osnova proizlazi iz odredbe st. 1. t. (b) istog članka prema kojem je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora.

Glede obrade osobnih podataka vlasnika stanova i nekretnina kojima Društvo upravlja, zakonska osnova za prikupljanje istih proizlazi iz odredbi čl. 93. Zakon o vlasništvu i drugim stvarnim pravima (NN 91/96, 68/98, 137/99, 22/00, 73/00, 129/00, 114/01, 79/06, 141/06, 146/08, 38/09, 153/09, 143/12 i 152/14).

U tu svrhu Društvo provodi organizacijske i tehničke mjere zaštite kojima se osigurava da se svi podaci o ispitanicima obrađuju na način da isti nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinca. Osobni podaci ispitanika dostupni su samo zaposlenicima koji provode obradu istih, i to u najmanjem obujmu koji je nužan kako bi isti mogli obavljati i izvršavati svoje radne obveze.

Osim u svrhu izvršavanja na zakonu utemeljenih obveza, osobni podaci koje Društvo prikuplja ne čine se dostupnim trećim privatnim i pravnim subjektima te trećim zemljama.

Osobni podaci radnika Društva obrađuju se u skladu s odredbama Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 73/17) prema kojima je Društvo, između ostaloga, dužno voditi Evidencije o radnicima i radnom vremenu koje sadrže posebne kategorije osobnih podataka (v. čl. (53) Uvodne izjave i čl. 9. GDPR-a).

Poslodavac Evidenciju o radnicima počinje voditi datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno je vodi do prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.

Osobne podatke korisnika Društvo prikuplja kako bi se nedvojbeno mogao utvrditi identitet stranaka, a zatim i izvršiti prava i obveze nastale u smislu obavljanja svoje poslovne djelatnosti.

U istom smislu valja navesti o odredbe Zakona o računovodstvu (NN 78/15, 134/15 i 120/16) prema kojem je, u bitnome, poduzetnik dužan prikupljati knjigovodstvene isprave, voditi poslovne knjige te sastavljati izvješća u skladu navedenog Zakona i na temelju njega donesenih propisa.

Također, u skladu s istim Zakonom, poduzetnik je dužan trajno čuvati isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama, dok se isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik,  glavnu knjigu i pomoćne knjige čuvaju najmanje jedanaest godina.

S ciljem poštivanja načela transparentnosti, voditelj obrade dužan je ispitaniku pružiti sve informacije o obradi njegovih osobnih podataka u sažetom, razumljivom i lako dostupnom obliku, uz upotrebu jasnog i jednostavnog jezika te ga upoznati sa njegovim pravima koja mu pripadaju sukladno GDPR-u vezano za obradu njegovih osobnih podataka. Informacije koje je potrebno pružiti ispitanicima:

Ispitanik ima pravo dobiti od voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i sljedećim informacijama:

Ako su osobni podaci koje Društvo obrađuje netočni ili nepotpuni, ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od voditelja obrade ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose te dopuniti nepotpune osobne podatke, uz napomenu kako valja voditi računa zadire li se time u valjanost javnih isprava, odnosno upravnih i drugih akata protiv kojih više nije moguće izjaviti pravni lijek.

Društvo obrađuje podatke na temelju okolnosti kako je u okviru  poslovanja Društva obrada osobnih podataka nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora. Također, obrada osobnih podatak je nužna radi poštovanja pravnih obveza Društva, slijedom čega se može zaključiti kako odredbe čl. 17. GDPR-a o brisanju osobnih podataka u pravilu nisu primjenjive na Društvo kao voditelja obrade.

Osobni podaci korisnika mogu se brisati ako protekne vrijeme za izvršavanje svih obveza nastalih s osnova izvršenih usluga ili isporučenih dobara od strane Društva (uključujući i protek vremena potreban za nastup zastare s istog osnova), kao i  u slučajevima u kojima ne postoji obveza čuvanja podataka u skladu s posebnim propisima.

Ispitanik ima pravo uložiti prigovor na obradu osobnih podataka ako se ista temelji na zadaće od javnog interesa, na izvršavanje službenih ovlasti voditelja obrade ili na legitimne interesa voditelja obrade (uključujući i profiliranje), tada voditelj obrade ne smije više obrađivati osobne podatke ispitanika osim ako dokaže da njegovi legitimni razlozi za obradu nadilaze interese ispitanika te radi zaštite pravnih zahtjeva, također ako se ispitanik protivi obradi za potrebe izravnog marketinga, osobni podaci više se ne smiju obrađivati.

O postojanju prava na prigovor ispitaniku se izričito mora skrenuti pozornost najkasnije u trenutku prve komunikacije s istim.

Ispitanik ima pravo od voditelja obrade ishoditi ograničenje obrade ako je ispunjeno jedno od sljedećeg:

Ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio voditelju obrade u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade bez ometanja od strane voditelja obrade kojem su osobni podaci pruženi ako se obrada se temelji na privoli ili na ugovoru.

Iako se u smislu pružanja informacija korisnicima navodi kako je potrebno pružiti i informacije o tome prenose li se osobni trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji (koje nisu članice EU),  zatim o postojanju legitimnog interesa, kao i eventualnom postojanju automatiziranog donošenja odluka, držimo kako u kontekstu poslovanja Društva takve mjere u pravilu nisu primjenjive na poslovanje istog.

Sva pitanja u vezi s obradom osobnih podataka, zahtjeve za ispravak, brisanje, ograničenje ili podnošenje prigovor, molimo uputiti prema službeniku za zaštitu podataka ili na info adresu!

Službeni kontaktni podaci službenika za zaštitu podataka ili djelatnika koji obavlja opće poslove:

Službenik za zaštitu podataka: Trošelj Daniel
Adresa: Trg hrvatske državnosti 1
Telefon: 044 526 911
Faks: 044 537 674
e-mail: upravljanje@sisakstan.hr